| 步骤 | 注意点 |
|---|---|
| 准备邮件内容 | 简明扼要，突出研究兴趣和匹配度 |
| 确定联系对象 | 选和自己研究方向贴近的教授 |
| 发送邮件时间 | 避开节假日，工作日上午更易回复 |
| 跟进频率 | 一周后适当催，不宜太频繁 |
小李是个想去日本东京大学读研的留学生。一次，他发了十几封邮件给不同教授，结果只有两个回应。他开始没心没肺地发邮件，内容长篇大论，教授看了就删掉了。后来一个朋友提醒他，“你得给教授留下好印象，邮件得简洁，重点突出，还得选对人。”重新调整后，他发了一封邮件给教授，教授当晚就回了。小李的经验告诉我们，和日本教授高效联系，真的能决定你能不能顺利入学。
选对教授很重要
日本研究生院不像美国那样统一招生，教授是录取关键。比如东京大学的理学部，教授们都有各自实验室和研究课题。你得先花时间在官网看清楚每个教授的研究方向。不要盲目发邮件给你不懂、不感兴趣的教授。像京都大学，有个同学小王，本来想学环境科学，却把邮件发给了材料科学的教授，结果被拒绝很正常。
建议在日本大学官网，认真阅读教授的最新论文摘要，确认你研究兴趣和教授方向高度重合。这样教授才愿意花时间回复你。
写邮件别太长，重点突出
大家常犯的错是写邮件像写论文，内容冗长。日本教授每天收到成百上千封邮件，没时间看长信。举个例子，北海道大学的一位教授曾说：“学生邮件直接说来意，研究兴趣和为什么选我，言简意赅。”
一封好的邮件应包含：
- 自我介绍（姓名，学历背景）
- 你感兴趣的研究方向
- 为什么觉得他的研究跟你匹配
- 未来想做的课题简述
- 表达希望得到指导的愿望和简单礼貌的结束
邮件开头尽量称呼“教授（教授的姓氏）先生/女士”，结尾写上“敬具”或“谢谢”。
联系时间和频率有讲究
日本教授工作日比较忙，节假日大多不上班。比如大阪大学的教授，周一到周五上午9点到下午5点最容易回复邮件。凌晨或周末发邮件往往被忽略。
发完邮件后耐心等待，给教授1周时间。如果没回复，可以礼貌地发一封简短的催邮件，比如：“教授您好，上周给您发了邮件，想确认您是否收到了。感谢您的时间！”
催邮件不要太频繁，频繁催促反倒给教授留下不专业印象。日本教授很重视礼仪和尊重。
避免常见误区
有些同学直接用中文发邮件，教授可能看不懂或者不回复。日本大学教授英语普及率较高，建议用英文邮件。如果能用日语更好，但英语邮件完全没问题。
还有就是附件发过大。东京工业大学的一个同学小陈，发了带100M数据的邮件，教授根本收不到，邮件被退回。附件尽量小，或者用链接形式分享。
千万别一开始就问“我能拿奖学金吗？”这类敏感话题。先建立沟通关系，等教授有兴趣后再谈细节。
举个真实例子
小刘想去早稻田大学读计算机研究生。他先在官网找到了几位研究人工智能的教授。看了他们的论文和项目介绍，挑了两位最感兴趣的教授。写了两封简洁英文邮件，介绍自己的背景和研究兴趣。发邮件时间选在周二上午。结果其中一位教授当天晚上就回复了，约了视频面试。小刘成功拿到录取通知。
最后说几句
说白了，联系日本教授这事儿，就是要用心，也得讲点技巧。别盲目乱发邮件，别长篇大论。就像跟人聊天一样，先聊共同兴趣，再说想法。日本教授特别看重尊重和专业。你用对方法，不仅能提高回复率，还能让教授对你印象深刻。现在就去翻教授主页，写封简短的邮件，别磨叽了，机会就看你敢不敢行动！
