| 步骤 | 注意点 |
|---|---|
| 1. 明确邮件目的 | 避免模糊请求，直接说明需要什么帮助。 |
| 2. 使用正确称呼和格式 | 用“Dear Professor [Last Name]”开头，结尾用“Best regards”或“Sincerely”。 |
| 3. 简洁明了地描述问题 | 不要写太多背景信息，重点突出你遇到的问题。 |
| 4. 附上相关材料 | 如果有作业、论文或申请材料，记得在邮件中提到并附上链接或附件。 |
| 5. 检查语法和拼写 | 使用Grammarly等工具检查错误，避免低级失误。 |
| 6. 合理安排时间 | 尽量在工作日白天发送，避免周末或晚上打扰教授。 |
| 7. 跟进邮件 | 如果一周内没有回复，可以发一封简短的跟进邮件。 |
嘿，你试过熬夜改个人陈述没？那感觉太酸爽了！我以前就是这么干的，结果第二天早上被教授骂了一顿，说我的语言表达太不专业。后来我才明白，跟国外教授沟通不是靠“热情”，而是靠“方法”。特别是写邮件这种事，真的不能马虎。
还记得去年我在UBC读大二的时候，因为一个课程作业没写好，就发了个邮件给教授，结果整整等了三天才收到回复。当时我急得不行，最后发现是因为我邮件里没写清楚自己到底遇到了什么问题，还用了太长的句子，让教授看不明白。
所以啊，留学生最怕的就是被教授忽略。尤其是刚来美国或者加拿大，很多同学还不太懂怎么跟教授打交道。其实只要掌握了正确的邮件写作方式，教授基本上都会秒回你。
首先，邮件的目的一定要明确。别写一堆废话，比如“您好，我想问一下关于课程的事情”，这样会让教授觉得你在浪费他的时间。你应该直接说：“老师，我想确认一下作业提交的截止日期是什么时候？”这样对方一看就知道你要问什么。
举个例子，我在NYU读书时，有一次因为选课系统出问题，耽误了选课。我就发了一封邮件给教务处，开头是“Dear Academic Advisor, I encountered an issue with the course registration system and was unable to enroll in my desired classes. Could you please help me resolve this?” 这样一来，对方马上就知道我遇到了什么问题，也更容易给我回复。
其次，邮件的格式也很重要。国外教授一般都很讲究正式，所以你得用对称呼。比如“Dear Professor Smith”而不是“Hi Professor”，更不能写“Hey”。还有结尾，用“Best regards”或者“Sincerely”就可以了，千万别用“Love”或者“Yours sincerely”，这在学术场合是不合适的。
我还记得有一次，我发了一封邮件给我的导师，开头是“Hi Professor Li, I need your help with my thesis proposal.” 结果他回了我一句：“Please use proper academic language when contacting me.” 我这才意识到，语气太随意也是不行的。
再来说说内容。你的邮件要简洁，别写太长。如果你的问题比较复杂，可以分点写，但别用太多专业术语。比如你可以说：“I’m having trouble understanding the assignment instructions for the research paper. Could you clarify what is expected?” 这样既清楚又礼貌。
我有个朋友在UCLA读书，她有一次写邮件问教授关于GPA的问题，结果写了整整三段，还用了好多缩写。教授看了半天都没看懂，最后还是她重新写了一遍才得到回复。所以啊，别想着“写得多就能让人理解”，有时候越简单越好。
另外，如果你有相关的材料，比如成绩单、论文草稿或者申请材料，最好在邮件里提一下，或者直接附上。比如你可以写：“I’ve attached my draft of the essay for your review.” 这样教授一看就知道你是认真对待这件事的。
不过要注意的是，附件不能太大，否则可能会被邮箱系统自动过滤掉。所以我一般会用Google Drive或者OneDrive上传文件，然后把链接放在邮件里。这样既方便又不会影响教授的阅读体验。
还有一个小技巧，就是在邮件里加一个“Subject”标题。比如“Question about Assignment 2”或者“Request for Extension on Paper Deadline”。这样教授一看就知道这是什么类型的邮件，也能更快地找到你需要的信息。
我之前写邮件的时候，经常忘记加这个标题，结果教授一直以为是广告邮件，直接删掉了。后来我才知道，原来邮件的主题是决定是否被阅读的关键之一。
还有就是时间安排。尽量在工作日白天发邮件，别等到晚上或者周末。国外教授的工作节奏和我们不一样，他们可能早上忙完会议后才有时间看邮件。如果你在晚上发，可能他们已经下班了，第二天才会看到。
我记得有一次，我在周五晚上发了一封邮件给教授，结果周一早上才收到回复。我当时特别着急，后来才知道教授那天刚好有会议，没时间看邮件。所以以后我都是尽量在工作日的上午发邮件，这样效率更高。
最后，如果你发了邮件但迟迟没有回复，也不要灰心。可以再发一封简短的跟进邮件，比如：“Dear Professor Smith, I just wanted to follow up on my previous email regarding the assignment. If you have any questions or need more information, please let me know.” 这样既不会显得太催促，又能提醒对方你还在等回复。
总之，写邮件不是一件小事，它关系到你能不能顺利和教授沟通，甚至影响到你的成绩和未来机会。所以一定要认真对待，别图省事就随便写几句。多花几分钟，说不定就能换来教授的一句“Great job!”。
