海归必看：毕业档案处理，一步都不能错

嗨，各位在lxs.net的朋友们，我是你们的老朋友，专注海归避坑一百年的小编！

前阵子我发小Leo从英国硕士毕业回来，意气风发，一路过关斩将，拿到了一个央企的Dream Offer。一家人香槟都准备好了，就等他签完三方协议去上班。结果呢？入职前的人事背调环节，HR一个电话打过来：“Leo你好，我们需要调取你的人事档案做政审，请问档案在哪？”

Leo当时就懵了。档案？啥是档案？他脑子里一片空白，只模糊记得出国前，大学辅导员好像给过他一个牛皮纸袋，说“这个很重要，自己收好”。那个袋子，天知道被他塞在老家哪个抽屉的角落里了。他赶紧跟HR解释，说档案在自己手上。电话那头的HR姐姐，语气瞬间变得非常官方且严肃：“同学，档案是不能个人持有的，在你手里的档案我们无法承认其有效性。请你尽快去办理存档或激活手续，否则会影响你的录用流程。”

就因为这个“神秘”的档案，Leo的入职流程被卡住了整整两个月。他不得不请假跑回老家，在人才市场和母校之间来回折腾，补办各种手续，求爷爷告奶奶，才终于把那份快“发霉”的档案“复活”。他说，那两个月比他写毕业论文还累心。offer是保住了，但那种不确定和焦虑感，真的太折磨人了。

Leo的故事绝不是个例。每年都有成千上万的留学生，因为档案问题在国内求职、落户的路上踩坑。根据一些人力资源论坛的不完全统计，超过30%的海归求职者，都曾因档案存放不当或成为“死档”而在入职流程中遇到过麻烦。所以，今天这篇超长待机的干货文，就是要帮你把“档案”这个大Boss彻底搞明白，让你回国之路走得顺顺当当！

一、灵魂拷问：这“档案”里，到底装了什么“神仙”？

咱们先来个大白话科普。所谓“人事档案”，可不是你以为的几张成绩单那么简单。它更像是国家为你建立的一套官方“人生剧本”，从你上学开始，记录了你每一个重要的人生节点。

这里面装着：

学习履历：从小学到大学的学籍信息、成绩单、毕业登记表、奖惩记录等。
政治面貌：你的入团、入党申请书和相关材料。
工作经历：报到证、转正定级材料、职称评定、劳动合同、工作鉴定等。

你可以把它想象成一个官方认证的“你的人生档案馆”。它不像护照、身份证那样随时带在身边，但却在你人生的关键时刻，比如考公务员、进事业编、入职国企央企、办理大城市落户（比如北京、上海的积分落户，档案是核查的硬性指标）、计算工龄、领取养老金时，发挥着决定性的作用。

举个具体的例子，2024年的国家公务员考试，招录近4万人，吸引了超过300万人报名。在最终录用前的“政审”环节，审查单位要做的第一件事，就是调阅你的档案，核实你填报的所有信息是否真实、过往经历是否“清白”。如果你的档案是“死档”，或者根本找不到，那么对不起，即便你笔试面试都是第一，也只能和这个岗位说拜拜。你说，它重不重要？

二、时光倒流：出国前，我的档案被“发配”到哪儿了？

搞清楚档案的现状，第一步就是要回忆，在你打包行李、奔赴海外之前，你的档案最后停留在哪里。通常有以下几种情况：

1. 国内大学毕业后出国读研（最常见的情况）

这部分同学是档案处理的主力军。毕业时，你的档案去向一般有三个：

a. 学校保管（有2年期限）：很多高校提供为期两年的免费档案保管服务。这是学校给毕业生的一个缓冲期。但请注意，一旦超过两年，学校就会把你的档案打回原籍（即你户口所在地的人才交流中心），这个过程中非常容易出现信息断层，导致档案去向不明。

b. 户籍所在地的人才交流中心：这是最稳妥的选择之一。毕业时办理相关手续，档案会从学校直接机要邮寄到你家乡的人才中心。它会一直被妥善保管，等你回国后随时可以调动。

c. 存放在教育部留学服务中心：这是国家专门为留学生设立的档案管理机构，我们后面会详细讲，这也是小编最推荐的“官方指定路线”。

d. 拿在自己手里（最危险的操作！）：就像Leo一样，有些同学心比较大，或者学校老师没交代清楚，毕业时直接把密封的档案袋领回了家。记住，档案在个人手里超过两年，就会失去“活性”，变成“死档”，任何单位都不会接收。

2. 国内高中毕业后出国读本科

这种情况相对简单一些。你的高中学籍档案，一般会在你毕业后，由学校统一移交到你户口所在地的区/县教育局或者人才服务中心。你需要做的，就是联系当时的高中或当地教育局，确认档案的准确位置。

三、对号入座：不同情况，档案处理全攻略

好了，搞清楚了档案的可能去向，接下来就是实操环节了。别慌，跟着步骤走，一点都不复杂。

第一步：找到它！联系并确认档案现状

不管你属于哪种情况，回国后的第一件事，就是打电话！打给你出国前的最后一个学校，或者你户籍所在地的人才中心。报上你的大名、身份证号、毕业年份，让他们帮你查一下，你的档案①是否还在他们那里；②如果不在，转递到了哪里，并索要转递的凭证（比如机要号）。

第二步：选择归宿！为你的档案找个“新家”

确认档案位置后，你就需要为它找一个新的、合规的存放地了。对于我们海归来说，最佳选择有以下几个：

【首选方案】教育部留学服务中心

为什么是首选？因为它权威、专业、方便。它是国家唯一为留学人员提供档案保管服务的机构。把档案存在这里，有几大好处：

• 办理《国外学历学位认证书》时超方便：这是你回国找工作、落户的必备文件，档案存在这里可以一站式办理。
• 计算工龄：留服中心可以根据你的留学经历，为你办理档案的补充和工龄计算，这对你未来在体制内发展和计算养老金至关重要。
• 全国调动方便：无论你以后去哪个城市工作，从留服中心调档，流程都非常规范和顺畅。

如何存入留服中心？流程看这里：

1. 在线申请：登录“国家政务服务平台”或者“教育部留学服务中心网上服务大厅”（官网是cscse.edu.cn），找到“留学人员档案转入”服务，进行在线注册和申请。

2. 准备材料：通常需要你的身份证、护照、国外学历学位认证书（如果已经办好）、签证记录等。按照系统提示，上传清晰的电子版即可。

3. 获取调档函：线上审核通过后（一般几个工作日），你就可以在线下载《留学人员档案调档通知单》。

4. 寄送材料：你需要把这个《调档通知单》和你本人签名的《存档人登记表》一起，交给或邮寄给你档案的原始保管机构（比如你的大学或老家的人才中心）。

5. 完成转递：原始保管机构收到材料后，会通过“机要通信”的方式，将你的档案邮寄到留服中心。这个过程个人是不能参与的。留服中心收到并审核无误后，你的档案就成功“落户”新家了！整个流程网上都可以追踪状态，非常透明。

【备选方案】户籍地人才交流中心

如果你不打算在北京发展，或者短期内没有调档需求，把档案转回户籍所在地的人才中心也是一个不错的选择。流程和存入留服中心类似，都是先联系接收方（人才中心）开具调档函，然后让原保管单位寄送过去。

【特殊方案】有档案管理权的单位

如果你回国后直接入职了大型国企、央企、事业单位或者政府机关，恭喜你，这些单位通常都有自己的人事档案管理权。你只需要在入职时，按照公司HR的指引，办理档案调动即可。他们会处理好一切，这是最省心的一种情况。

紧急情况：“死档”了怎么办？

如果很不幸，你的档案已经在自己手里“捂”了很久，变成了“死档”，也别绝望，还有救！你需要去户籍所在地的人才服务中心办理“档案激活”手续。这个过程通常比较折腾，需要审核你档案袋里的材料是否齐全、密封是否完好，有时甚至需要你跑回原学校补开各种证明。每个地方的政策略有不同，所以第一步一定是先打电话给你户籍地的人才中心，问清楚激活需要哪些具体材料和流程，做好打“持久战”的准备。

四、常见“雷区”，千万别踩！

最后，再总结几个留学生最容易犯的错误，大家务必记在小本本上！

雷区一：对档案不管不问，认为没用。

这是最致命的错误。就像我们开篇说的，在你需要它的时候，它就是你绕不过去的一道坎。一位在上海从事HR的朋友告诉我，她去年就遇到过一个非常优秀的候选人，剑桥毕业，能力超群，但因为档案遗失，最终无法办理上海的人才引进落户，只能放弃offer，那个遗憾的表情她现在还记得。

雷区二：档案放在没有资质的私人公司或中介。

记住，在中国，只有县级以上（含县级）政府下属的人才服务机构、公共就业服务机构以及有档案管理权限的机关事业单位、国有企业才具备档案管理资格。任何私营企业、外企、中介机构都没有资格保管人事档案。把档案交给他们，等于把档案丢进了黑洞。

雷区三：档案袋破损或被私自拆开。

档案的生命在于它的“密封性和原始性”。一旦档案袋被拆开，里面的材料就可能被认定为“真实性存疑”。如果你不小心拆开了，千万不要自己用胶水粘上，要立刻联系原毕业学校或人才中心，说明情况，看如何进行审核和重新密封。这是一个诚信问题，非常严肃。

好了，说了这么多，不知道有没有把你从对“档案”的迷茫中解救出来？

其实，处理档案这件事，就像是你留学之路的“最后一公里”。它不难，甚至有点程序化，但就是需要你多一点耐心和细心。别让这张薄薄的纸，成为你回国大展拳脚的绊脚石。

现在，如果你正准备毕业，或者已经回国，别再拖延了。立刻放下手机，去打那个确认你档案位置的电话吧！把它搞定，你就可以毫无后顾之忧地去拥抱国内的美食、家人和无限的职业可能。相信我，当你顺利办完落户、入职新公司，回头看时，你会感谢今天这个花时间搞懂了这一切的自己！