| 盘点 | 步骤 | 注意点 |
|---|---|---|
| 写邮件的重要性 | 正确使用称呼、明确主题、简洁表达、恰当结束语 | 避免粗心、注意语气、细节决定印象 |
| 联系教授的场景 | 开头问候，说明目的，提出具体问题，结尾感谢 | 不要用太随意的语言，避免长篇大论 |
| 申请学校或奖学金 | 清晰列出需求，提供附件，保持礼貌和专业 | 提前检查格式和拼写错误 |
| 与同学沟通 | 简单明了地表达请求，附上必要信息，尊重对方时间 | 避免多次催促，保持友好态度 |
我刚到加拿大读研究生的时候，第一次给教授发邮件问课程资料，结果收到一封简短的回复：“Please check the course website.” 我愣了好久，才意识到自己没写清楚邮件内容。后来才知道，这封邮件不仅让教授觉得我不够专业，还浪费了他宝贵的时间。
其实很多留学生都经历过类似的情况。在U.S.或者加拿大的大学里，邮件是最重要的沟通方式之一。比如在纽约大学（NYU），学生如果想申请助教职位，第一件事就是写一封正式的邮件给相关教授。如果你写的邮件没有重点，或者语气不对，很可能直接被忽略。
写好一封英文邮件不是难事，但需要掌握一些小技巧。比如，在邮件开头，你可以用“Dear Professor [Last Name],”来表示尊重。如果是非正式场合，可以用“Hi [First Name],”不过最好先观察一下对方的习惯。
有一次我在UBC（不列颠哥伦比亚大学）遇到一个同学，她想向导师咨询论文方向，结果她的邮件开头是“Hey, I need some help with my paper.” 这样的开头虽然很直接，但听起来有点随意，容易让人觉得不够重视。后来她调整了一下，改成“Dear Dr. Smith, I hope this message finds you well. I am currently working on my thesis and would appreciate your guidance on choosing a topic.” 收到的回复就明显更积极了。
邮件的主题也很重要。很多人会把主题写成“Question”或者“Help”，这样会让收件人觉得内容不明确。正确的做法是把主题写得具体一些，比如“Request for Feedback on Thesis Proposal”或者“Inquiry About Course Schedule”。这样对方一看就知道你要说什么。
内容部分要简洁明了。比如你想请假，不要写一整段话解释为什么迟到，而是直接说“Due to an unexpected family emergency, I will be unable to attend class on Friday. I would appreciate it if I could submit the assignment later.” 这样既表达了原因，又提出了请求，不会让对方感到困惑。
结尾的礼貌用语也不能忽视。常见的有“Best regards,” “Sincerely,” 或者“Thank you for your time.” 如果你和对方关系比较熟，也可以用“Looking forward to hearing from you!” 但记住，不要太随意，尤其是在正式场合。
有时候我们可能因为赶时间，草草写完邮件就发送了。但这样的邮件很容易出错。比如在申请奖学金时，有人忘记附上简历，或者邮件中提到的文件名称和实际附件不一致。这些细节都会影响你的形象。
除了内容本身，邮件的格式也很重要。比如，不要用全大写字母写邮件，这样看起来像在喊叫。也不要使用太多表情符号或者网络用语，除非你和对方是特别熟悉的朋友。
如果你不确定怎么写，可以参考学校的邮件模板。很多大学都有官方的邮件写作指南，比如在剑桥大学（Cambridge University）的官方网站上，就有专门的邮件写作建议。这些资源可以帮助你更快地掌握正确的格式和语气。
最后，我想说的是，写邮件不是一件小事，它反映了你的专业性和对他人时间的尊重。无论你是想联系教授、申请学校还是和同学沟通，一封得体的邮件都能让你赢得更多机会。别小看这个小小的动作，它可能会带来意想不到的好结果。
